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新歓のしおりを作るために、Publisherを使ってみた。
うちの職場では、印刷物の原稿と言えばパワポが主流。
だけど、メンバー紹介のページを「差し込み」で作りたかったので。

手順はワードの差し込み印刷と同じようなものなんだけど、
例えば1ページに同じパターンで6人分の紹介を記載しようとしたときに、
簡単にレイアウトを設定できるのが良いところ。
最初は1ページ8人にしようと思っていたのだけれど、
中綴じ印刷するためにページ数の調整が必要になり、
無理して8人分押し込めないで6人分に変更したわけなのだが、
変更もパターンを選ぶだけでワンタッチ。
最初の1つのボックスに差し込みのタグを入れるだけで、
読み込むリストの件数だけ、同じボックスが繰り返し生成される。
ボックスの中に置いた画像や枠も繰り返し表示される。

今日は、ワードでも悩んだことがあった差し込み印刷の問題点が
私の中で一つ解決した。

「差し込んだ文章の一部が、等間隔表示みたいに間延びしてしまう」
たとえばですね、下のようになるわけです。

最初の1つのボックスに差し込みのタグを入れるだけで、
読み込むリストの件数だけ、同じボックスが繰り返し生成される。
ボックスの中  に 置  い  た  画  像  や  枠  も  繰り返し表示される。

こまるでしょ。これでは。

これの原因はリストのほうにあり、
読み込むリストの中に「セル内改行」があるとこのようになってしまう。
仕方ないのでリストを開いて改行個所をさがし、1個1個手直し。
置換や数式を使って改行を取り除くこともできるのだけど、
ただ改行を取っただけでは、たとえば箇条書きになっているところが
ズラズラ1つの文になってしまい、よろしくない。
なので結局、見つけては句読点や助詞などを入れて、
不自然でない1文に直すという作業になった。

こういうの、何年か先にはAIで処理できるようになってるんだろうか?

地道な作業ののち、やっとまともな差し込み文章が表示されるようになり、
めでたく私の持ち帰り仕事は終わったのであった。

Publisherにはほかにも、テキストボックスを貼り付けるときに
はみ出した分を他の場所に続けてくれる機能とかもあり、
他の場所に流すまでしなくても、はみ出るときには
テキストボックスの枠に赤い表示が出るので調整しやすい。
文字飾りも結構楽しいし、へぼい私でも、かっこよくレイアウトできる。

うちの部署でPublisher使ってるのは、多分私だけなので、
私がいなくなったら、このしおりの作成方法は引き継がれないだろうと思う。
厄介なソフトで作りおって。あとでそう言われるのかな。
「使い方」を探しても、あまり出てこないしね。
でもこれ、使えるととても便利だよ。
ワード使う人は、これも知っておくといいと思うのよ。知らんけど。


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